行政文書の見出し番号はア、イ、ウでなく、1.、1.1で書こう! by 某市CIOほさかんさん | デジタル改革アイデアボックス

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アイディア番号
@02157

行政文書の見出し番号はア、イ、ウでなく、1.、1.1で書こう!

カテゴリー
2.デジタル社会に関する意見
寄稿者
某市CIOほさかんさん
投稿日時
コメント数
6コメント
評価P
34ポイント

行政の文書は「行政文書作成要領」などで、見出しの符号は大きな項目から細かい項目へと、1、(1)、ア、(ア)という書式で書くように制定されています。

 一方、論文などでは「1.」「1.1」「1.1.1」と「ポイントシステム」で記載するのが一般的です。
 政府自治体も含めて、行政文書の作成はポイントシステムで書くように、作成要領を統一することを提案します。国みずから作成要領を改定して、自治体を指導しないと自治体は改定しません。

(現状の見出しの採番方法)
第1 ○○○○○○
  1 ○○○○○○
   (1)  ○○○○○○
     ア ○○○○○○
      (ア)  ○○○○○○

(提案する見出しの採番方法)
 第1章 ○○○○○○
   1. ○○○○○○
    1.1 ○○○○○○
     1.1.1 ○○○○○○
      1.1.1.1 ○○○○○○
 箇条書は以下を用いる
   (1) ○○○○○○○
    ① ○○○○○○○
 
 行政文書では(1)のアも、(3)のアも同じ表記になっているので、文書量が大きくなると、読んでいて自分がどのレベルのどの項目を読んでいるのかわからなります。これに対して、論文では、1.1と3.1とポジションが明記されるので、どのページを開いてもどのポジションの文章かすぐわかります。
 また、数字で表記されるので何番目の項目なのか、また項目数がいくつあるのか一目でわかります。これに対し、「キ」、「コ」、だとすぐに何番目の項目か、全部で何項目かわかりません。
 これは、論理的な思考、デザイン思考を行う上で、大きな妨げとなっています。よく、企画書や仕様書を拝見しますが、上記の理由で、行政の仕様書は読んでもシステムのどのブロック部分を察しているのか、機能がいくつあるのかわかりにくいドキュメントとなっています。また、サービスやシステムを設計する際も、頭の中で項目の構成が把握しにくいので、項目がMECEになっておらず書くべき項目が抜け落ちたり、内容の記載量のバランスが崩れている仕様書が数多く見受けられます。

 見出しの採番を変えることは、些細なことですが、論理的思考でシステムやサービスをデザインし、それを相手に的確に伝えるための方法の第一歩だと考えています。ぜひ、国や全自治体で取り組んでいただきたいと思います。

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