あらゆるものにコードを振ろう!

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役所では意外に、あらゆるものが管理されていないことに驚きます。総務省から書面・押印・対面規制の通知が出て、各自治体は申請がどれだけあるのか大急ぎで調べていることでしょう。そもそも、申請書が何種類あるか、事務業務が何種類あるのかわからないのです。
　わからないのは、申請書や業務にコード番号を振ってリスト管理してないからです。このため、国の調査や議員の問い合わせのたびに、庁内に「照会」をしてエクセル集計をしています。
　コードを振るということは、特定して（漏れなく重複なく）リスト化（見える化）することです。
　事務業務が特定されていないので、そもそもBPRすべき対象がわからない状態です。さらに、マニュアルの存在が不明で、存在してもリスト管理されてなく、版管理のメンテナンスができていません。マニュアルが無いので、可視化されたワークフローが存在せず、システム化のたびに分析に費用と時間がかかります。
　また、役所には要綱・要領・規定・規則・ガイドライン・マニュアル・手引・方針など、さまざまな内部ルールがありますが、その使い分けはあいまいで、末端のルールはリスト管理されていないため、時間がたつと忘れ去られ、見直しの機会も無くなっています。
　一方、オープンデータとして公表するデータファイルもユニークなコードが振られていません。各市のホームページを見るとわかりますが、ダウンロード可能なレポートやパンフレットなどのドキュメントについてもユニークなコードが振られていません。これは、公表や配布資料の全庁的なリストが無く、版管理されていないことを示しています。
　BPRやシステム化においては、そもそも対象となる業務が特定されていることが第一歩です。ワークフローの作成にはルールやマニュアルの特定、ペーパーレスやオープンデータにはドキュメントの特定が必要です。常に、業務や書類について何が存在するのか、リストの状態で把握し、最新の状態を把握していることが必要です。
　ぜひ、国においては、標準的な業務および申請書、書類のコード体系のテンプレートを整備していただき、それに基づいて各自治体がコードを整備するよう指導して欲しいと思います。各自治体で異なっている業務や申請について、いまから全国統一共通のコードを作成して振る必要はありません。まず、コードを振ることを習慣づけることが重要だと考えます。