マイクロフィルムの公文書のデジタル化に道を! by 某市CIOほさかんさん | デジタル改革アイデアボックス

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アイディア番号
@02810

マイクロフィルムの公文書のデジタル化に道を!

カテゴリー
2.デジタル社会に関する意見
寄稿者
某市CIOほさかんさん
投稿日時
コメント数
2コメント
評価P
10ポイント

行政文書でマイクロフィルムに長期保存されているものがたくさんあります。保管室や劣化防止の薬剤など、経費がかかるのでデジタルファイル化したいです。マイクロフィルムからスキャンしてデジタル化して電子署名するのは簡単だと思いますが、スキャンしたデジタルファイルを法的証拠能力のある文書として認められるか、国の明確な見解、その際のデジタル化のしかるべき手順が明らかでないので踏み切れていません。
(もし、行政でマイクロフィルム化された公文書のデジタル化の先行事例があればぜひご紹介ください。)
 同様に、紙の申請書も複合機でスキャンしてタイムスタンプしたPDFファイルも正本(正規の文書)として扱えるようにし、紙は廃棄できるように通達してほしいです。そうすれば、紙申請もAI-OCRで電子申請の申請とほぼ同等に扱えることができ、電子申請と紙申請の業務を統合してツートラック化を避けることができます。
 既存の紙やマイクロフィルムの情報のデジタル化は、業務の効率化だけでなく、収納効率や検索性を高める手段となります。貴重な情報を散逸させないためにも、着手すべき課題です。

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