公文書管理について by しがない人さん | デジタル改革アイデアボックス

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アイデア番号
@03394

公文書管理について

カテゴリー
0-1.デジタル社会に関する意見
寄稿者
しがない人さん
投稿日時
コメント数
3コメント
評価P
13ポイント

公文書管理について1点ご提案させていただきます。
普段からとある省庁の職員として文書管理業務を実施しているところです。各文書ごとに文書の種類に応じて分類分けを実施し、分類に応じた保存期間内は保存、保存期間が過ぎれば廃棄という手続きを実施しています。そこで提案なのですが文書を分類分けするというは現状のまま全ての文書の保存期間を電子データにて永久保存とするのはいかがでしょうか。
メリットとしては、かなり手間が省けて文書が無いということもなくなると思います。毎年度末にこれは今年度で終わりだから廃棄、これも廃棄、これも廃棄とひたすら繰り返し非常に時間を要します。また国民目線からみてもすべての文書が存在するほうが良いのではないでしょうか?例えば何かしら意思決定の根拠となる議事録が保存期間3年だとすると、4年前の当時の意思決定の根拠はありません。という風になりませんか?3年分は根拠を残す必要があるのに4年前のはもうありません。となっている根拠も分かりません。反対・賛成意見ありましたらお待ちしております。

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