若手職員の抜本的な業務改善の取組:email削減の処方箋

霞が関のみならず、今や世の中の多くの民間企業や大学等の職員は、日々、大量のemailの処理に追われ、極めて非効率な働き方を余儀なくされている。特に若手職員は常にパソコンのメールソフトと格闘し、１日に数百通にも上るemailを処理しており、半ばemailを処理することが主要な業務と化しているといっても過言ではない状況が生じている。
　他方で今般のコロナ禍の影響により、ビデオ会議が劇的に普及するとともに、グループワークウェアも急速に普及しつつある（Microsoft TeamsやSlackなど）。これらのグループウェアの発想は、emailに頼らない、emailより効率的な働き方を模索する中で開発され、サービスが提供されてきたシステムであり、従来email処理に費やしてきた時間をかなりの割合で削減できる可能性があると考えられる。

　現在私が日本の役所から出向し所属している組織は、フランスにある小さな準国際機関であるが、本年３月以降、Microsoft Teamsの積極的な導入を強く提案し、ビデオ会議を含め、徐々にその利用が浸透しつつあるところである。ただ、シニア職員が多く、なかなかemailからの移行は進まないが、一定の塊のある業務のチームワークには極めて有効であることが認識されつつある。
　ビデオ会議システムをSkype for BusinessからMicrosoft Teamsへと移行させるのに際して、グループワーク機能を活用することが出来るならば、より業務の効率的な運用へとつなげられると考えられる。