防衛省における秘密文書の管理について by JIkedaさん | デジタル改革アイデアボックス

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アイデア番号
@04314

防衛省における秘密文書の管理について

カテゴリー
0-1.デジタル社会に関する意見
寄稿者
JIkedaさん
投稿日時
コメント数
4コメント
評価P
8ポイント

現在、防衛省では秘密文書等を、登録簿、保管簿、接受簿など複数の簿冊で管理しています。この極めてリレーショナルなものを人間が紙で管理するのは愚の骨頂です。また、判子を押さなければいけない量が非常に多いです。一箇所に秘密の文書を複数送るときは、当然のように判子を1部づつ押印する必要があります。

また、すでに配布された秘密文章の条件等の変更が人的ミスによってなされず、誤破棄してしまったり、配布先で複製したものが配布元で把握できなかったりと、人力での管理が困難なのは明白です。
これは、情報公開時にも破棄するべき文書が破棄できていなかったり、逆に破棄されるべきでない文書が破棄されるなどのことが起こりかねません。

提案は、防衛省、あるいは全省庁統一での秘密文書管理データベースの構築です。秘密文書を作成する際の作成申請から破棄までを一括してデータベース管理することにより、押印の排除、リモートワークへの対応、秘密文書のトレーサビリティの確保など、大きなメリットが存在すると思います。

アホみたいに判子を押しまくる業務からの脱却を願ってやまないです。
(文中、秘密文書と書きましたが、特定秘密や特別防衛秘密でも同様だと考えます。

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