コメントの問題報告

当面の現実という意味では分かりますが対症療法でしかないです。すぐに1Tが欲しくなります。
担当者宛メールボックスに資料が集まるということは貴方が急病になればそこに届いた業務が停滞することも意味します。それは貴方が休めなくなることも意味します。
業務SNSやクラウドなどで担当グループでストレージを共有するなど、逆にメールシステムを無くしてみることを考えるのがよいかもです。
デジタル庁でそういうところの推奨業務フローを決めてもらうのがよいのかも。