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アイデアの問題報告

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【共有フォルダの管理について】属人化を防ぐ仕組みが必要

自治体職員は数年で異動を繰り返すので、ITリテラシーの低い職員が共有フォルダの管理をする場面が往々にしてあります。前任者のフォルダ構成がめちゃくちゃだと後任者が資料を調べるのに無駄な時間がかかるし、事務処理ミスの温床にもなります。
解決策として、
①フォルダに格納した時点でWordやExcelの文書自体に個別のIDのような識別コードを自動で付けて、使用目的や事業名等を入れ、システムからIDを検索すると文書ファイルの格納場所や関連文書を参照できるようにする。
②文書のタイトルや管理情報も、使用目的や最新版かどうかのバージョン指定を入れさせる入力フォーム等を使用し、システマチックで定型的な書き方に指定されるようにする。
③昨年の前任者が共有フォルダに文書を格納したときの時系列ログ(どの文書をいじったのか)を追えるような仕組み
といったものがあるといいなと思いました。

文書管理システムよりもう少しライトで職員をサポートするシステムをイメージしています。

年配の職員に「ちゃんと共有フォルダを整理してください」と若手職員からはなかなか言いづらいと思うので…ぜひ実現してほしいです。

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