アイデアの問題報告 | デジタル改革アイデアボックス

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アイデアの問題報告

対象の内容

個人スケジュールの「見える化」

提案の概要:日程調整をスムーズ且つ正確に行えるよう、個人スケジュールをシステム上で「見える化」することを提案します。

現状:私の所属する部署では個人のスケジュールを相互に参照できないため、会議や打合せの都度参加者の予定を事前に口頭やメールで確認した上で日程調整をしています。幹部職員が出席する場合や、課や局をまたぐ場合には、その確認にさらに時間を要します。日程を再調整する際には、この作業が複数回生じています。

見直し案:職員一人一人が自身の予定をシステムに入力し、相互に参照可能としてはどうでしょうか。人に見られたくない予定は非公開設定が可能ですし、予定を入れたくない時間はあらかじめブロックすることにより対応が可能です。
また、会議や打合せの日時について、主催者が1通のメール(通知)を送るだけで、他の複数の参加者のスケジュール表にその予定を瞬時に反映させることができます。

この提案が実現すれば、これまで日程調整に要していた時間を節約でき、効率的に業務を遂行できます。
これは職員一人一人が自身の予定をシステムに入力しなければ完全には機能しないため、トップダウンで進めることが重要です。

報告/依頼内容
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