アイデアの問題報告 | デジタル改革アイデアボックス

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アイデアの問題報告

対象の内容

区の業務のデジタル化による窓口業務低減と区間の横連携による無駄遣い削減 (東京都)

千代田区や港区の文化施設利用の団体登録をさせてもらっていますが、情報のデジタル化と横連携、そして窓口業務を減らしオンライン対応を進めていただけると利便性があがり、予算削減につなげていただきたくご検討ください。

問題点は以下。
・ 窓口でしかできない申請が多い
・ 団体情報が区内・区間で連携されていない
・ 同じ要件のITシステムが各区で開発、運用されている

*ストーリー
先日、港区の団体の有効期限が来たので更新にいきました。
更新にはデジタル時代にふさわしくなく以下の手順が必要になります。

1 区役所の窓口に出向く必要がある
2 物理的な登録カードを持参していく必要がある
3 団員の情報一覧を紙に記して提出する必要がある(情報をシステムに手入力している?)
4 WEBで予約はできるが、支払いは事前に窓口に出向いてする必要がある
(緊急事態宣言で施設がクローズになったときの返金も「窓口に月末までにとりにきて」で、もはや笑い話)

さらに、登録団体IDなどは共通なのに

5 同じ港区の施設でも新橋あたりの施設は、同じ作業をしに違う窓口に行く必要がある

このプロセスは緊急事態宣言でも同じです。

緊急事態宣言で会社にも行かないなか、指定された窓口までわざわざ電車に乗っていくも

訪問① 「登録カードがないと更新できないですよ」

と言われて却下。
しょうがなく出直したところ

訪問② (カードを持って持参)カードチェック後 → 「名簿の再提出が必要ですよ」
でまた却下されました。

「必要なら①の時に言ってほしかった」と伝えたものの窓口の方は「私は①の担当はしてません」という言葉。

港区のホームページにはカードや名簿が必要という記載はありません。
きっと日々、こういう無駄足をたくさん区民にさせていることでしょう。

窓口の方は「決まりなんで」と言うだけで、改善するために動こうとかまったく思ってなさそうでした。


千代田区についても同様、こちらは印鑑も必要になります。

また、施設予約は窓口先着順がオンラインに優先して予約できる仕組みで、平日朝に暇な人が優遇されます。

施設予約のシステムなども要件が同じなのに各区で別のシステムを開発しており税金の無駄遣いと感じます。

報告/依頼内容
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